小組雲端硬碟 Team Drives

01 小組雲端硬碟簡介及說明
  1. Google 小組雲端硬碟是一個共用空間，能夠讓您的小組隨時隨地透過任何裝置輕鬆儲存、搜尋及存取檔案。
  2. 小組雲端硬碟的檔案為小組成員共有，而非個人所有。即使有成員離開小組，檔案還是會保留在小組雲端硬碟中，所以其餘成員仍可繼續共用資訊，照常處理工作。
01 (一)我的雲端硬碟與小組雲端硬碟的比較
小組雲端硬碟 我的雲端硬碟
可新增哪些類型的檔案？
所有檔案類型( Google 地圖除外)
所有檔案類型
檔案及資料夾的擁有者是誰？
小組
建立檔案或資料夾的個人
我是否可以移動檔案和資料夾？

使用者只能移動檔案

管理員可移動檔案資料夾
是

我可以將檔案同步處理到我的電腦嗎？

(需視您使用的同步處理解決方案而定：)

雲端硬碟檔案串流:可以

可以備份與同步處理:不可以
可以
共用

所有小組成員看到的檔案都相同。
不同使用者在同個資料夾中可能會看見不同檔案，視使用者對個別檔案的權限而定。
刪除的檔案會在垃圾桶中保留多久？

每個小組雲端硬碟都有專屬的垃圾桶。

移到垃圾桶的檔案和資料夾在 30 天後會遭到永久刪除。

不過小組成員可提前刪除指定檔案。
在使用者選取 [永久刪除] 之前，系統會持續保留垃圾桶中的檔案或資料夾。
我可以還原檔案嗎？

如果您擁有編輯權限或完整權限即可還原檔案。

  • 小組雲端硬碟 "Team Drives"的使用限制：
  1. 必須有Google帳號。
  2. 屬於雲端硬碟空間。
  • 登入G Suite 選取"小組雲端硬碟 Team Drives"後， 就可以使用"小組雲端硬碟 Team Drives"服務。你可以進行以下操作：
  1. 資料夾新增，資料夾上傳，檔案上傳， 線上編輯Google格式的資料如文件試算表，簡報，表單等。
  2. 選取檔案後可以設定共用Shared with me，"小組雲端硬碟 Team Drives"的資料夾無法設定共用Shared with me及共用連結。
  3. 管理選取的資料夾或是檔案。
01 (二)新增 New-建立小組雲端硬碟操作說明

01

  • 建立小組雲端硬碟
  1. 開啟雲端硬碟。
  2. 在左側導覽區中按一下 [小組雲端硬碟]。
  3. 按一下頂端的新增。
  4. 輸入名稱。
  5. 按一下[建立]。

03

  • 選取一"小組雲端硬碟 Team Drives"，你可以進行以下操作：
    • 新增成員，管理成員，電子郵件成員，變更主題，重新命名，在"小組雲端硬碟 Team Drives"中搜尋，查看垃圾桶。

04

  1. 您必須具備完整權限，才能新增成員並設定權限。
  2. 您所新增的成員將取得完整權限，可上傳、編輯及刪除檔案，也可以邀請其他成員加入。不過，您仍可變更成員權限。
  3. 按一下左側的 [小組雲端硬碟]，然後在其中一個小組雲端硬碟上連按兩下。
  4. 按一下頂端的 [+ 新增成員]。
  5. 加入名稱、電子郵件地址或 Google 群組。
  6. 根據預設，新成員會擁有「完整權限」，可以新增、編輯、刪除檔案，以及邀請其他成員加入。
  7. 如要變更：
    • 新成員的存取權限，請按一下向下箭頭 向下箭號，然後選擇一個選項。
    • 新成員能否收到通知，請按一下 [不傳送通知]。
  8. 按一下 [傳送]。
  • 成員權限:
完整權限 編輯權限  註解權限 檢視權限
可檢視檔案與資料夾 V V V V
可在檔案中加註 V V V
可編輯檔案 V V
可建立及上傳檔案，可建立資料夾 V V
可新增或移除小組雲端硬碟的使用者 V
可在特定檔案中加入使用者  V V
可移動檔案與資料夾 V
可刪除檔案與資料夾  V
可從垃圾桶還原檔案  V V

05

  1. 您必須具備完整權限，才能變更成員權限。
  2. 按一下左側的 [小組雲端硬碟]，然後在其中一個小組雲端硬碟上連按兩下。
  3. 在頂端您的小組雲端硬碟名稱旁邊，按一下向下箭頭 。
  4. 按一下 [管理成員]。
  5. 在要變更權限的使用者右邊，按一下向下箭頭。
  6. 按一下其中一個選項。
  7. 按一下 [完成]。

06

  • 傳送電子郵件給成員。

07

  • 變更小組雲端硬碟的主題圖案，方便辨識管理。

08

  • 重新命名

10

  • 在"小組雲端硬碟 Team Drives"中搜尋選取的範圍內資料夾或是檔案。
  • 只要利用篩選功能縮小搜尋範圍，就能輕鬆地在雲端硬碟中找到所需的檔案。
  1. 在頂端的搜尋框中輸入要查詢的字詞或詞組。
  2. 如要縮小搜尋範圍，請按一下向下箭頭 向下箭號。
  3. 設定篩選條件，可指定的條件包括：
    • 類型：檔案類型，例如文件、圖片或 PDF。
    • 修改日期：上次編輯檔案的日期。
    • 項目名稱：僅針對檔案標題進行搜尋。
    • 包含字詞：搜尋文件中的字詞或詞組。
    • 擁有者：檔案的擁有者。
    • 共用對象：可以檢視、編輯檔案或是為檔案加註的使用者。
    • 位置：檔案所在的位置，例如「垃圾桶」或「星號標記」。
    • 追蹤項目：檔案中內含指派給您的操作項目，或是您擁有的檔案中的建議項目。
  4. 按一下底部的 [搜尋]。

11

  • 每個小組雲端硬碟有各自的垃圾桶，存放刪除的資料夾或是檔案，存放 30 天後，系統會自動永久刪除。

12

  • 沒有存放資料夾或是檔案的小組雲端硬碟才可以刪除。
  • 刪除的小組雲端硬碟無法復原。
(三)新增 New操作說明

13

  • 選任何一個小組雲端硬碟或現有的資料夾，在"小組雲端硬碟 Team Drives"建立一個資料夾。
  • 使用您平常在電腦中建立其他資料夾的方式，在電腦的雲端硬碟資料夾中建立新資料夾。

14

  • 由個人電腦上傳檔案到"小組雲端硬碟 Team Drives"。

15

  • 由個人電腦上傳資料夾到"小組雲端硬碟 Team Drives"。
01 (四)選取"小組雲端硬碟 Team Drives"上的資料夾，你可以進行以下操作：

16

  • 選擇開啟工具，新資料夾，共用，取得檔案共用連結，移至，加上星號，變更顏色，在資料夾中搜尋，重新命名，下載，移除。

17

  • 選取適當的應用程式使用。

18

  • 將資料夾移到"我的雲端硬碟 My Drive"、"小組雲端硬碟 Team Drives"、"與我共用 Shared with me"或是"已加星號"的其他資料夾。

19

  • 將資料夾加上星號標示為重要的資料夾或是移除星號。

20

  • 在選取的資料夾範圍內搜尋資料夾或是檔案。
  • 只要利用篩選功能縮小搜尋範圍，就能輕鬆地在雲端硬碟中找到所需的檔案。
  1. 在頂端的搜尋框中輸入要查詢的字詞或詞組。
  2. 如要縮小搜尋範圍，請按一下向下箭頭 向下箭號。
  3. 設定篩選條件，可指定的條件包括：
    • 類型：檔案類型，例如文件、圖片或 PDF。
    • 修改日期：上次編輯檔案的日期。
    • 項目名稱：僅針對檔案標題進行搜尋。
    • 包含字詞：搜尋文件中的字詞或詞組。
    • 擁有者：檔案的擁有者。
    • 共用對象：可以檢視、編輯檔案或是為檔案加註的使用者。
    • 位置：檔案所在的位置，例如「垃圾桶」或「星號標記」。
    • 追蹤項目：檔案中內含指派給您的操作項目，或是您擁有的檔案中的建議項目。
  4. 按一下底部的 [搜尋]。

21

  • 重新命名資料夾。

22

  • 資料夾壓縮下載到個人電腦。

23

  • 刪除的資料夾在垃圾桶中存放 30 天後，系統會自動永久刪除。

24

  • 刪除的資料夾。
  • 手動永久刪除。
  • 資料夾在垃圾桶中存放 30 天後，系統會自動永久刪除。

25

  • 如果垃圾桶內有您要保留的資料夾，請將該資料夾復原回"小組雲端硬碟 Team Drives"中。
01 (五) 選取"小組雲端硬碟 Team Drives"上的檔案，你可以進行以下操作：

26

  • 取得檔案共用連結，共用，預覽，移除，選擇開啟工具，移至，加上星號，重新命名，管理版本，建立副本，下載。

27

  • 將檔案連結分享給其他人且必須有Google帳號。
  • 您可以將檔案連結傳送給其他使用者，讓知道連結的使用者皆可使用檔案。
  • 點選你要分享連結的檔案，按一下右上角的 [取得檔案共用連結Get shareable link]。連結設定已開啟。
  • 將連結複製並貼到電子郵件或您要共用檔案的任何地方。

28

  • 將選取的檔案開啟共用連結，清華大學中知道連結的所有使用者都可以檢視。
  • 若連結設定關閉後除了您本人之外，只有您透過名稱或電子郵件地址指定的共用對象可以繼續存取檔案。

29

  • 共用 "小組雲端硬碟 Team Drives"中的檔案。
  1. 您可以與工作場所或學校中的任何人共用您儲存在  "小組雲端硬碟 Team Drives"中的檔案。
  2. 透過 "小組雲端硬碟 Team Drives"與他人共用檔案時，您可以指定共用對象可否編輯檔案、為檔案新增註解，或只能檢視檔案。
  3. 注意︰如要與他人共同編輯 Microsoft Office 檔案，您必須將檔案轉換成 Google 文件、試算表或簡報。
  • 共用單一檔案
  1. 在"小組雲端硬碟 Team Drives"。
  2. 按一下您要共用的檔案。
  3. 按一下 [共用] 或「共用」圖示。
  • 共用多個檔案
  1. 在 "小組雲端硬碟 Team Drives"。
  2. 按住鍵盤上的 Shift 鍵，選取兩個以上的檔案。
  3. 按一下右上角的「共用」圖示 。

30

  • 共用選項如下:
  1. 輸入你要共用者的電子郵件地址，必須有Google帳號。
  2. 指定共用對象的檢視、加註或編輯權限
  3. 與他人共用檔案時，您可以設定對方有哪些操作權限。
  4. 可以檢視：使用者可以檢視檔案，但無法變更或與他人共用檔案。
  5. 可以註解：使用者可以在檔案中加上註解和建議，但無法變更檔案內容或與他人共用檔案。
  6. 可以編輯：使用者可以變更檔案，接受或拒絕建議，也可以與他人共用檔案。
  7. 可以選擇不傳送通知。

31

  1. 檔案才能有管理版本。
  2. 上傳新版本雲端硬碟會將檔案的舊版本保留 30 天。
  3. 檔案的舊版本可以設定永久保存。

32

  • 建立檔案副本。

33

  • 檔案下載到個人電腦。